Dokumenty HTML mogą być pozyskiwane za pomocą tych samych środków, za pomocą których są pozyskiwane inne pliki. Najbardziej popularnymi sposobami pozyskiwania dokumentów HTML są serwery HTTP oraz poczta e-mail.
Sieć WWW składa się głównie z dokumentów HTML przekazywanych z serwerów WWW do przeglądarek za pomocą protokołu HTTP. Aby umożliwić przeglądarce rozpoznanie pliku jako dokumentu HTML, musi być on specjalnie oznaczony. Służą do tego metadane zawierające typ rnet MIME (text/html dla HTML 4.01 i wcześniejszych, application/xhtml+xml dla XHTML 1.0 i późniejszych) oraz standard kodowania znaków.
W nowoczesnych przeglądarkach typ MIME przesyłany wraz z dokumentem HTML warunkuje sposób interpretowania strony przez przeglądarkę. Dokument wysłany z typem MIME w postaci XHTML lub wysłany jako application/xhtml+xml, jest traktowany jako poprawnie zapisany plik XML. Każdy błąd składniowy w takim pliku uniemożliwi przeglądarce wyświetlenie tego pliku. Ten sam dokument przesłany z typem MIME w postaci HTML lub wysłany jako text/html, może zostać częściowo wyświetlony, gdyż przeglądarki bardziej pobłażliwie traktują standard HTML. Jednak plik XHTML parsowany w ten sposób nie jest poprawnym dokumentem XHTML, ani nawet HTML, ale tzw. mieszaniną znaczników.
Jeśli typ MIME zostanie rozpoznany jako inny niż HTML, przeglądarka nie powinna pozwolić na renderowanie dokumentu jako HTML, nawet jeśli dokument zawiera poprawną deklarację typu dokumentu. Tym niemniej niektóre z przeglądarek próbują rozpoznać typ pliku przy pomocy jego adresu URL, pomimo że ta praktyka jest zabroniona w specyfikacji HTTP 1.1.
Wiele graficznych klientów pocztowych pozwala na wykorzystywanie podzbioru znaczników HTML w celu wykorzystania semantyki oraz formatowania niedostępnego przy pisaniu wiadomości za pomocą czystego tekstu, np. podkreślenie znaczenia tekstu, blokowe cytaty, diagramy, wyrażenia matematyczne itd. Część tych klientów posiada edytor GUI do tworzenia e-maili w HTML-u oraz silnik renderujący służący do wyświetlania otrzymanych wiadomości HTML.
Wykorzystywanie HTML-a w poczcie e-mail jest kontrowersyjne z uwagi na problemy z kompatybilnością, ataki phishingowe, możliwość oszukiwania filtrów antyspamowych oraz większy rozmiar wiadomości w stosunku do czystego tekstu.
Najpopularniejszym rozszerzeniem plików zawierających kod HTML jest .html. Popularnym jego skrótem jest .htm, wywodzący się ze starszych systemów operacyjnych i systemów plików (DOS, FAT), limitujących rozszerzenia plików do trzech znaków. Obie formy rozszerzeń są obsługiwane przez wszystkie nowsze przeglądarki.
HyperText Markup Language